سیستم‌های حضور و غیاب می‌توانند نقش مکملی و مهمی در مدیریت کارکنان داشته باشند و بسیاری از مدیران تمایل دارند که از نرم‌افزار حضور و غیاب به نحو احسنت بهره ببرند. کارکنان یک اداره یا سازمان در طی روزهای متوالی به سر کار خود می‌روند و پس از اتمام تایم کاری به منزل برمی‌گردند. اما گاهی اوقات مشکلاتی مانند بیماری، ترافیک یا مشکلات روزمره باعث می‌شود که آنها یا اصلاً به محل کار خود مراجعه نکنند و یا با تأخیر برسند. اگر هم در این مورد از آن‌ها سؤال شود، مواردی مختلفی را بهانه قرار داده و سعی می‌کنند این تأخیر یا غیبت به حساب آنها نوشته نشود. اما چه راهکاری برای مقابله با این معضل و مشکلات آنها وجود دارد.

مهم‌ترین راه‌حل ممکن که در حال حاضر نیز استفاده می‌شود، استفاده از سیستم حضور و غیاب است که تردد لحظه‌ای کارکنان را ثبت می‌کند و امکان اشتباه را کاهش می‌دهد. اگرچه فلسفه استفاده از سیستم حضور و غیاب در سازمان‌های مختلف یکسان است، اما آنچه که آنها را متمایز می‌کند، نحوه اجرای حضور و غیاب است که در ادامه به‌طور مفصل به آنها خواهیم پرداخت و مشخصات یک نرم‌افزار حضور و غیاب مناسب را ذکر خواهیم کرد.

سیستم حضور و غیاب چیست؟

سیستم حضور و غیاب راهکاری است که برای ثبت و ضبط زمان تردد کارکنان یک موسسه استفاده می‌شود. درواقع این یک سیستم است که شما می‌توانید به کمک آن حضور و غیاب کارکنان خود را مستند کنید و به کمک آن به ارزشیابی نهایی عملکرد کارکنان خود بپردازید. مدیریت حضور و غیاب به شیوه‌های مختلفی انجام می‌شود و هر کدام از مزایا و معایب خاصی برخوردار است. به‌عنوان‌مثال، برخی از شیوه ثبت بر روی برگه حضور و غیاب، برخی از طریق ثبت در دفاتر مخصوص، برخی به کمک ثبت کارت شناسایی کارکنان و برخی نیز از نرم‌افزارهای آنلاین حضور و غیاب استفاده می‌کنند.

شیوه ثبت حضور و غیاب در کاغذ یا دفتر مخصوص سنتی بوده و در حال حاضر کمتر استفاده می‌شوند، اما استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب از فراگیری بیشتری برخوردار است و در اکثر سازمان‌ها به کار گرفته می‌شود.

چه مؤسساتی به سیستم حضور و غیاب نیاز دارند؟

تمامی کارفرمایان باید سیستم حضور و غیاب کارکنان را داشته باشند. این سیستم به‌عنوان یکی از الزامات اداری شناخته می‌شود و حتی برخی از شرکت‌های بیمه‌ای نیز به آنها استناد می‌کنند. البته نحوه اجرای آن اهمیت چندانی ندارد و بیشتر ثبت زمان حضور و غیاب مهم است. سیستم‌های حضور و غیاب به شما این امکان را می‌دهد که ساعت کاری کارکنان را به‌صورت دقیق محاسبه کنید. این قابلیت به‌خصوص در صورتی مفید است که کارکنان به‌صورت ساعتی باشند. با توجه به اینکه در این موارد شما به محاسبه دقیق دستمزد کارکنان نیاز دارید، باید بدانید که زمان کاری و اضافه‌کاری آنها چگونه بوده و دستمزد آنها را با توجه به این ساعت پرداخت کنید.

اگر به‌عنوان یک صاحب کسب‌وکار، با تعداد زیادی کارمند مواجه هستید، باید بدانید که کارکنان چگونه کار می‌کنند، چه زمانی بر محل کار خود حضور دارند و چه زمانی از محل کار خود خارج می‌شوند. از طرفی پیگیری کارکنان این امکان را به شما می‌دهد که تعهد آنها به کار خود را بسنجید و از وضعیت آنها اطلاع دقیق داشته باشید. سیستم  حضور و غیاب همچنین این امکان را به شما می‌دهد که تعداد روزهای کاری کارکنان را محاسبه کنید و سیاست‌های کاری خود را با توجه به آن پیاده کنید.

چگونه زمان حضور و غیاب را ثبت کنیم؟

چندین شیوه مختلف برای ثبت زمان حضور و غیاب کارکنان وجود دارد که عبارت‌اند از:

  • کاغذ: شما می‌توانید از یک برگه کاغذی برای ثبت زمان حضور و غیاب کارکنان خود استفاده کنید. برای این کار می‌توانید از یک دفترچه یادداشت ساده نیز استفاده کنید. در این برگه امکان ثبت برنامه کاری و پرداختی کارکنان را خواهید داشت و سازوکار چندان سختی ندارد. باوجوداینکه استفاده از برگه آسان است، اما ممکن است مشکلاتی در مورد خواندن یا نوشتن مطالب داشته باشید، یا دفترچه آسیب ببیند یا حتی احتمال خطای انسانی نیز وجود دارد.

  • استفاده از ساعت زمان سنج: می‌توانید در محل کار خود از سیستم حضور و غیاب ساعتی استفاده کنید. در این مورد لازم است که کارکنان هنگام استفاده از این سیستم از کارت شناسایی خود استفاده کنند. نقطه‌ضعف سیستم حضور و غیاب ساعتی به گران بودن نصب و راه‌اندازی آن برمی‌گردد.

  • استفاده از برنامه‌های کامپیوتری مانند اکسل: این برنامه‌های کامپیوتری کاربرد ساده‌ای دارند و یادگیری آنها بسیار ساده است. کسانی که آشنایی مقدماتی با کامپیوتر داشته باشند می‌توانند از این شیوه استفاده کنند. این برنامه‌ها امکان تعریف فرمول برای محاسبه دستمزد کارکنان را دارند.

  • نرم‌افزارهای حضور و غیاب: استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب به‌عنوان بهترین راه‌حل موجود شناخته می‌شود و قابلیت‌های مختلفی دارند که می‌تواند در مدیریت بهتر کسب‌وکار به شما کمک کند. نرم‌افزارهای حضور و غیاب امکان یکپارچه‌سازی و مطابقت با برنامه‌های حقوق و دستمزد را دارند. هنگامی‌که شما حضور و غیاب یک کارمند را تأیید می‌کنید، اطلاعات آن به نرم‌افزار ارزشیابی کارکنان و سیستم پرداخت دستمزد وارد می‌شود. در این حالت می‌توانید به‌راحتی حقوق کارکنان خود را بپردازید.

نحوه انتخاب نرم‌افزارهای حضور و غیاب را در مطالب قبلی به‌خوبی شرح دادیم، این نرم‌افزار امکان برنامه‌ریزی و اعلام برنامه کاری و تایم کاری را دارند و می‌توانند در مورد اعلام زمان شروع کار و پایان کار مفید باشند. از طرفی اعلام برنامه کاری به کمک آنها باعث می‌شود حجم کاری سایر قسمت‌ها کمتر شده و زمان کمتری از کارکنان بخش اداری هدر رود.

پنج خصوصیاتی که یک نرم‌افزار حضور و غیاب باید داشته باشد:

نرم‌افزارهای حضور و غیاب باعث می‌شوند که کارایی کارکنان و مدیران بالاتر رود و بازدهی بیشتری داشته باشند. انتخاب و خرید نرم‌افزار مناسب حضور و غیاب یکی از کلیدهای عملکرد و گرفتن اطلاعاتی است که به آن نیاز دارید. اگر در مورد خصوصیاتی که یک نرم‌افزار حضور و غیاب باید داشته باشید، به مشکل خورده‌اید، ادامه این مطلب را بخوانید و این ویژگی‌ها می‌توانند تعیین‌کننده کیفیت کاربرپسند بودن نرم‌افزار باشند.

  1. ثبت زمان به‌صورت خودکار

اولین و مهم‌ترین ویژگی نرم‌افزار حضور و غیاب ثبت زمان به‌صورت دقیق و خودکار است. چنین برنامه‌هایی معمولاً دارای یک پایگاه مشخص برای درج اطلاعات هستند. این قابلیت کارمندان را قادر می‌سازد که ساعت ورود و خروج خود را ثبت کنند و رند بررسی حضور و غیاب را آسان‌تر کنند. شیوه‌هایی که کارکنان اطلاعات خود را وارد می‌کنند از یک دستگاه به دستگاه دیگر متفاوت است. برای انتخاب گزینه مناسب مطابق با نیاز شرکت خود، ابتدا با کارکنان خود مشورت کنید و بهترین نرم‌افزار حضور و غیاب را انتخاب کنید.

برخی از رایج‌ترین گزینه‌ها برای ورود اطلاعات کارکنان و تأیید هویت آنها استفاده از نشان‌های بارکد، برچسب‌های الکترونیکی، مشخصات بایومتریک، کارت‌های مغناطیسی و ورودی صفحه‌نمایش لمسی است. در حال حاضر استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب سنتی کاملاً منسوخ شده است. استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب باعث می‌شود که زمان تردد کارکنان به‌صورت پایگاه داده‌ای ثبت شود و پاسخگویی بخش اداری نیز بهتر شود.

  1. مدیریت غایبان و اعلام آنها

محصولات نرم‌افزاری خوب، مدیریت غیبت کارکنان را نیز ساده می‌کنند. تمامی درخواست‌هایی که توسط کارکنان در حافظه نرم‌افزار حضور و غیاب ثبت می‌شوند باید به تصویب مدیریت برسند و سپس صورت گیرند. ازآنجاکه در گزارشات دقیق این نرم‌افزارهای همه چیز وجود دارد، اطلاعات را می‌توان به‌صورت یک فایل مجزا ذخیره کرده و در دوره‌های زمانی خاص مورد استفاده قرار داد. این گزینه برای محاسبه حقوق و همچنین پرداختی کارکنان ایده آل است.

با استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب، برنامه تعطیلات، روزهای خروج از محل کار و همچنین مرخصی‌های استعلاجی به‌خوبی کنترل می‌شوند و آمار آنها در اختیار مدیران قرار می‌گیرد. یک برنامه خوب باید امکان پیگیری زمان ورود و خروج و همچنین محاسبه روزهای پرداخت نشده را داشته باشد. درنهایت، پس از گذشتن دوره زمانی دلخواه، گزارش‌های دقیقی ارائه خواهد شد که می‌تواند تأییدکننده کارهای گروه مدیریت منابع انسانی باشد.

  1. مدیریت پرداخت‌ها و قابلیت یکپارچه‌سازی

برخی از نرم‌افزارهای حضور و غیاب به قابلیت محاسبه حقوق و دستمزد مجهز می‌شوند. در عوض، باید یک برنامه خوب قابلیت یکپارچه‌سازی و مطابقت با برنامه‌های پرداخت حقوق و دستمزد را داشته باشد. اگر قبلاً نرم‌افزار حضور و غیاب خود را تهیه کرده‌اید و توانایی محاسبه حقوق و دستمزد را ندارد، می‌توانید به‌راحتی به مؤسسات مختلف فعال در این زمینه مراجعه کنید و یک ابزار جدید نصب کنید که برنامه را برای محاسبه حقوق و دستمزد قادر می‌سازد.

با توجه به اینکه اطلاعاتی که نرم‌افزار حضور و غیاب ارائه می‌شوند، دقیق هستند و امکان تقلب و دست بردن را ندارند، برای محاسبه حقوق و دستمزد و همچنین اجتناب از تقلب در پرداخت ایده آل هستند. برای محاسبه حقوق کارکنان، شما باید گزارش‌های دقیق در مورد تعداد ساعت‌هایی که هر کارمند کار کرده است، روزهایی که مریض بوده، و همچنین آمار غیبت و خروج‌های کاری را دریافت کنید و با انتقال آنها به سیستم محاسبه حقوق، دریافتی نهایی کارکنان را محاسبه کنید.

  1. دسترسی آسان به اطلاعات

دسترسی آسان به اطلاعات یکی دیگر از خصوصیات مهم نرم‌افزارهای حضور و غیاب است. یک برنامه ثبت زمان حضور و غیاب خوب باید زمینه دسترسی به اطلاعات بر مبنای سیستم ابری را فراهم سازد. اگر شما از این شیوه در نرم‌افزار خود استفاده کرده باشید، هر زمان که بخواهید و به اینترنت دسترسی داشته باشید، می‌توانید اطلاعات حضور و غیاب کارکنان را رصد کنید و به این آمارها دسترسی داشته باشید.

علیرغم اینکه ذخیره‌سازی اطلاعات بر مبنای سیستم ابری کاری ساده است؛ اما باید اطمینان داشته باشید که اطلاعات حساس کسب‌وکار شما ایمن هستند و افراد غیرمجاز به آنها دسترسی ندارند. با توجه به اینکه دسترسی به این اطلاعات باید محدود باشد و فقط چند نفر خاص باید به آنها دسترسی داشته باشند، مطمئن شوید که سیستم ابری انتخاب شده از امنیت بالایی برخوردار باشد و زمینه را برای تقلب و مشکلات بعدی فراهم نکند.

  1. یکپارچه‌سازی و قابلیت انطباق با مشخصات بایومتریک

استفاده از مشخصات بایومتریک امروزه رواج بیشتری یافته است و تقریباً به اوج محبوبیت خود رسیده است. با توجه به اینکه مشخصات بایومتریک در هر فرد منحصربه‌فرد هستند و در هیچ انسان دیگری شبیه نیستند می‌توانند کلید تأیید هویت در موارد مختلفی باشند. استفاده از مشخصات بایومتریک در قفل‌های دیجیتالی، در کنترل تردد و کنترل دسترسی به شکل‌های مختلف دیده شده است و توصیف کامل آن وجود دارد، اما اگر مطلبی در مورد استفاده از مشخصات بایومتریک در نرم‌افزارهای حضور و غیاب نخوانده‌اید، می‌توانید به نزدیک‌ترین سازمان یا شرکت دولتی مراجعه کنید و از نزدیک در جریان استفاده از این پدیده قرار گیرید. یک نرم‌افزار حضور و غیاب خوب را باید برنامه‌ای نامید که قابلیت یکپارچه‌سازی و مطابقت با مشخصات بایومتریک را داشته باشد.

مشخصات بایومتریک را می‌توان برای پیگیری حضور و غیاب کارکنان، اطمینان از ایمنی آنها، حداکثر پاسخگویی و افزایش خدمات مشتریان شرکت مورد استفاده قرار داد. قبل از خرید یک نرم‌افزار حضور و غیاب، تنظیمات و نحوه دریافت مشخصات بایومتریک آن را بررسی کنید. گزینه‌های متعددی در بازار وجود دارند که هر کدام از آنها می‌توانند به شکل خاصی از مشخصات بایومتریک بهره ببرند. پیاده‌سازی مشخصات بایومتریک بر زمینه نرم‌افزار حضور و غیاب برای کاهش تلفات اطرافیان و همچنین جلوگیری از سرقت زمان ضروری است؛ به همین دلیل قطعاً استفاده از آن را امتحان کنید.

استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب می‌تواند مزایای بسیاری داشته باشد که در مطالب بعدی به آنها خواهیم پرداخت. اما در کل این برنامه از تقلب در ثبت زمان حضور و غیاب جلوگیری می‌کند و زمینه دسترسی به اطلاعات کاربران را فراهم می‌کند. اگر هر کدام از خصوصیات فوق‌الذکر در یک نرم‌افزار حضور و غیاب وجود داشته باشد، مدیران کسب‌وکار می‌توانند اطمینان داشته باشند که کارکنان در یک محیط امن قرار دارند و به انجام وظیفه خود اهمیت می‌دهند.

درباره admin

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *